Vieles wirkt lässig, ist aber unhöflich: Was erlaubt der E-Mail-Knigge und was sollten Sie lassen?
E-Mail-Knigge – was soll das denn sein? „Eine E-Mail verschicke ich einfach nach Gefühl, da kann doch nichts schiefgehen.“ Wer so denkt, täuscht sich. Denn auch wenn die Botschaft nur aneinandergereihte Worte und Bildchen sind, sagt sie zwischen den Zeilen eine ganze Menge aus. Oft schicken wir verbalen Sprengstoff in die Welt, ohne zu ahnen, was das beim Empfänger auslöst. Also Vorsicht, wenn Sie Mails verschicken, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist. Mit ein paar Regeln sind Sie bei Unklarheiten auf der sicheren Seite.
E-Mail-Knigge: Im Job-Chat auf Rechtschreibung achten
Groß oder klein? Dass mit ß, s oder Doppel-s? Zum Glück ist die Schulzeit mit Diktaten vorbei. Digital kommt es doch auf solche Kleinigkeiten nicht an. Hauptsache der Empfänger weiß, was ich meine, oder? Nein, denn was vielleicht für einen privaten Chat gilt, gehört im Job nicht zum guten Ton. Obwohl Messengerdienste wie Whatsapp auch im Berufsleben immer beliebter werden, sollten Sie sich hier nicht nachlässig zeigen. Rechtschreibregeln dienen der Verständlichkeit. Wer sich darüber hinwegsetzt, zeigt anderen, dass sie ihm nicht wichtig genug sind, um sich zu bemühen.
Förmlich oder locker – was empfiehlt der E-Mail-Knigge?
Locker, witzig und vertraut? Das geht nur bei guten Freunden und in der Familie. Hey Süße! Na Mausi, Hallo Fritzchen, Mein allerliebster Papa – wer sein Gegenüber gut kennt, darf alles. Schwieriger ist es bei Fremden. Hier gilt die Regel: Beginnen Sie bei unbekannten Ansprechpartnern wie im guten, alten Brief am besten mit „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“. Kennen Sie keinen Namen, heißt es „Sehr geehrte Damen und Herren“. In letzter Zeit hat sich die Anrede „Lieber“ oder „Liebe“ ausgebreitet. Das ist bei Kollegen („Liebe Kathrin“ oder „Liebe Kollegen“) innerhalb eines Unternehmens durchaus angebracht. Auch bei Geschäftspartnern, die man bereits kennenlernt hat („Lieber Herr Meier“), ist diese Anrede heute ebenso üblich wie ein „Guten Tag“. Laut E-Mail-Knigge gilt: Wer Vorgesetzte anspricht, sollte förmlich beginnen („Sehr geehrte Frau Schulz“) und dann abwarten, wie die im Laufe des E-Mail-Wechsels reagiert. Muss es schnell und immer wieder hin- und hergehen, kann man die Anrede nach der zweiten Antworten weglassen. Formvollendet ist ein Satz wie „Ich schlage vor, dass wir der Einfachheit halber jetzt formlos weiterschreiben.“
Fassen Sie sich kurz: Kaum jemand liest lange Texte
Denken Sie daran: E-Mails sind flüchtige Erscheinungen. Wir lesen Sie oft zwischendurch und meist auch sehr oberflächlich. Halten Sie sich deshalb kurz. Auch wenn Sie Ihre eigenen Inhalte sehr wichtig finden: Eine gute Mail enthält nicht mehr als fünf bis acht Zeilen oder zwei Absätze. Kaum jemand ist bereit, mehr zu lesen und dabei konzentriert zu bleiben. Daran ändern auch mehr oder weniger lustige Emojis nichts, die ohnehin nicht in die Geschäftspost gehören.
E-Mails mit acht Anhängen? Das überfordert den Empfänger
Belästigen Sie Ihre Adressaten nicht mit viel „Gepäck“. Zum einen verstopfen Sie schlimmstenfalls deren Postkörbe, wenn Sie ohne Absprache mehr als fünf Megabyte (MB) versenden. Zum anderen nerven viele und schlecht bezeichnete Anhänge, weil der Empfänger nicht weiß, was er zuerst öffnen soll und wie er sich einen Überblick verschaffen kann. Geben Sie Ihren Anhängen eindeutige Namen „Kostenvergleich Fensteraustausch“ ist besser als „kostenxxl“.
E-Mail-Knigge: Am Ende gilt das Gleiche wie im Brief
Und wie geht‘s zu Ende? Das ist ähnlich wie am Anfang. Mit den Regeln des Briefeschreibens liegen Sie nicht falsch. Der Klassiker lautet „Mit freundlichen Grüßen“. Auch „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ oder neuerdings „Beste Grüße“ passen immer. „Herzliche Grüße“ sind angebracht, wenn man sich schon persönlich kennt. Lokale Bezüge wie „Sonnige Grüße aus Bayern“ oder „Schöne Grüße aus dem stürmischen Hamburg“ lockern die Kommunikation etwas auf und verhindern, dass man sich wiederholt. Abkürzungen wie MFG (mit freundlichen Grüßen) oder FYI (for your interest – zu deiner Information) sollte man im geschäftlichen Umfeld vermeiden. Wer damit zeigen will, dass er cool ist und die Abkürzungen kennt, erreicht das Gegenteil. Kennt der Empfänger sie nicht, wird er verunsichert. Kennt er sie, erfährt er dadurch, dass er dem Schreiber nicht genug wert ist, um die Worte auszuschreiben.
Empfangs-Bestätigung erbeten? Machen Sie sich nicht unbeliebt
„Der Absender wünscht eine Empfangs-Bestätigung.“ Dieser eigentlich harmlose Satz hat es in sich. Er klingt nach Kontrolle und Misstrauen. Vermeiden Sie ihn, wenn Sie sich nicht unbeliebt machen wollen. Es gibt sogar Leute, die solche E-Mails aus Prinzip nicht bestätigen und sich mit dem Beantworten extra lange Zeit lassen. Auch ein rotes Dringlichkeits-Ausrufezeichen setzt die meisten Empfänger unnötig unter Druck. Das ist nur bei nahenden Deadlines eventuell sinnvoll und sollte auch dann sparsam verwendet werden. Ansonsten möchte jeder Empfänger selbst entscheiden, was für ihn wichtig ist und was nicht.
Ausrufungszeichen und Großbuchstaben: Schrei mich nicht an!
Ausrufungszeichen (vor allem, wenn es gleich mehrere sind) oder ganze Wörter in Großbuchstaben wirken anmaßend und unhöflich. Wer sie bekommt, fühlt sich, als ob er angeschrien wird, und reagiert – je nach Temperament – empört, eingeschüchtert oder aus Trotz vielleicht auch gar nicht. Selbst wenn Ihnen etwas sehr, sehr wichtig, sollten Sie die geschriebenen Schreie vermeiden.
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